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ビジネスマナーコラムvol.4

みなさん、こんにちは。

学生のためのビジネスコンテストKING2009一年目スタッフ、早稲田大学社会科学部一年川崎龍吾です。


今回で、ビジネスマナーコラム4回目です。今回は「メール」におけるビジネスマナーついて取り上げたいと思います。

<メール文書作法1>
「本文の書き出しは相手の名前を」
・相手の名前がわかっている場合には、本文の冒頭に「○○様」と相手の名前を入れる。
・会社や所属部署がわかっている場合には「△△株式会社営業部」「○○様」と2行に分けて書く。
・会社名はできるだけ正式名称で書く。

どんな人でもメールを開いたときにそこに自分の名前が書いてあればすぐに気づきます。
広告や宣伝のメールではなく、その人個人に宛てたメッセージであるということを示すのに、相手の名前を書くことはもっとも有効な手段なのです。


<メール文書作法2>
「書き出しはまず、会社名(団体名)と名前から」
・本文の書き出しでは、まず会社名と自分の名前を名乗る。
・書き出しの前後に、「いつもお世話になっております」や「先日はありがとうございました」など簡単な挨拶を入れると良い。

本文の冒頭に挨拶があると、用件のみのメールに比べて受け取る相手の印象は多少なりとも変わってくるでしょう。


<メール文書作法3>
「本文の最後には書名をつける」
・署名とはそのメールの発信者がサイン代わりに書く自分の名刺のこと。
・「自分の名前」、「所属する会社」、「部署名」、「メールアドレス」、「ホームぺページURL」などを入れるのが一般的。
・「自分の好きな言葉」や「文字を組み合わせて絵を描く」といった遊び心のある署名もよく目にする。

メールを受け取った側にとって、署名は送り手の「人柄」、「立場」、「好み」などを知ることができる数少ない情報源となるのです。



それでは本日はこれで失礼します。




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